この記事では、内定辞退を電話で伝えたくない場合の対処法について詳しく解説します。
この記事の監修者
岡本啓毅
YouTube「ひろさんチャンネル」運営 / 株式会社UZUZ 代表取締役
北海道出身。第二の就活を運営する「株式会社UZUZ」を立ち上げ、数多くの就職をサポート。“自らと若者がウズウズ働ける世の中をつくる”をミッションに、YouTubeでは「就職・転職で使えるノウハウ」を発信中。X、TikTokなどSNS等の累計フォロワー数は13万人を超える。
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内定辞退の連絡は電話でするべき？
でも社会人としてのマナーも大事にしなきゃね。
この章では、内定辞退の連絡における一般的なマナーと、電話以外の手段が許容される背景、そしてそれぞれの手段の適切な位置づけについて解説します。
必ずしも電話でなければならないという絶対的なルールはありませんが、企業側に不快な思いをさせないための配慮とマナーは不可欠です。
円満に次のステップに進むためにも、連絡手段の選択基準を正しく理解しましょう。
一般的なマナーは「電話」だが絶対ではない
新卒採用や中途採用を問わず、内定辞退の連絡手段として最も一般的とされるのは「電話」です。
企業側は、応募者からの確実な意思確認と、今後の採用スケジュールの調整を急ぐため、リアルタイムで回答が得られる電話を好む傾向にあります。
これにより、担当者はすぐに次の候補者への連絡などの対応に移れます。
しかし、電話が絶対的な唯一の正解というわけではありません。
現代では、業務時間中に電話に出られない、あるいは精神的な負担が大きいといった個人の事情も考慮されるようになっています。
大切なのは手段そのものではなく「誠意をもって、確実に意思を伝えること」です。
企業側の事情を尊重しつつも、電話が難しい場合は、他の手段で丁寧かつ迅速に連絡する姿勢が求められます。
電話を避けたい理由を正直に伝える必要はない
電話での連絡を避けたい理由は人それぞれですが、企業担当者に対して「電話が苦手なのでメールで失礼します」など、個人の心情やネガティブな理由を伝える必要はありません。
ビジネスシーンでは、個人的な感情よりも、スムーズな業務連絡を優先する姿勢が評価されます。
電話を避けたい場合は「〇〇様（担当者名）のお手を煩わせないよう、まずはメールにて失礼します」といった、相手への配慮を理由にするのがスマートです。
これにより、自身の都合ではなく、相手の業務効率を考慮した上での選択であることを示唆できます。
誠意ある言葉遣いと配慮があれば、電話以外の手段を選んでも失礼にあたることはありません。
企業が許容する連絡手段の優先順位
連絡手段の優先順位は、企業文化や担当者によって多少異なりますが、一般的には以下の通りです。
- 電話
- 最も確実でスピーディー。丁寧な印象を与えるが、担当者の時間を拘束する側面もある。
- メール
- 電話の次に一般的。時間を気にせず連絡でき、文面を推敲できるため、確実な記録として残せるメリットがある。多忙な採用担当者にとってはメールの方が都合が良い場合もある。
- 手紙（郵送）
- 丁寧で誠意が伝わるが、郵送に時間がかかるため、急ぎの連絡には向かない。基本的には、メールや電話での連絡が難しい場合や、最終的な意思表明の補足として利用されることが多い。
現代ではメールでの辞退連絡も広く受け入れられています。
重要なのは、どの手段を選ぶにしても、ビジネスマナーに則って丁寧な言葉遣いを心がけ、相手への感謝と謝罪の意を伝えることです。
監修者コメント
メールを送った後に電話がかかってくることへの心構えと対策
メールで辞退連絡をした後に、企業から確認の電話がかかってくることはよくあります。
電話が苦手な方にとっては、これが次のストレス要因になりがちです。
「やっぱり電話しなきゃいけなかったのか」と落ち込む必要はありません。
これは企業側が「メールが確実に本人の意思か」を確認する最終プロセスであり、決して怒りの電話ではありません。
重要なのは、この電話への心構えです。
電話で聞かれることは、ほぼ間違いなく「辞退理由」と「メールは届いています」という確認です。
慌てず、事前にメモした辞退理由や感謝の言葉を見ながら、落ち着いて丁寧に対応するようにしましょう。
岡本啓毅
どうしても電話しか認められていない場合の対処法
企業側の指示を無視して他の手段で連絡を強行するのは、結果として失礼にあたり、円満な辞退が難しくなります。
この章では、電話をするのが怖いと感じている方に向けて、ストレスを最小限に抑えつつ、企業のルールとマナーを守ってスマートに辞退するための具体的なステップを紹介します。
電話のハードルを下げる準備と心構え
電話連絡が避けられない場合、不安を軽減するために徹底的な準備を行いましょう。
「何を話すか」を明確にすれば、会話への恐怖心は和らぎます。
- 話す内容のメモを作成
- 感謝の言葉、内定辞退の意思、謝罪の言葉、そして電話可能な時間を尋ねるなど、話すべき項目を紙に書き出す
- 伝えたい理由を整理
- 深く聞かれたくない場合は「他社にご縁があったため」や「自身の適性を熟考した結果」など、当たり障りのない理由を用意しておく
- ロールプレイング
- 友人や家族に相手役をお願いし、実際に声に出して練習すると効果的
最も重要な心構えは「これは単なる事務連絡であり、非難される場ではない」ということです。
採用担当者も内定辞退は日常業務の一部として捉えていますので、緊張しすぎず、自信を持って、堂々と意思を伝えましょう。
スムーズな電話対応の流れと話し方
電話をかける際は、相手の業務時間帯（一般的には平日10時〜17時の間）を考慮し、以下の流れで話しましょう。
- 担当者が電話に出られるかを確認
- 「お忙しいところ恐縮ですが、採用担当の〇〇様はいらっしゃいますか？」
- 自己紹介と感謝
- 「〇〇大学の〇〇と申します。先日は内定のご連絡ありがとうございました。」
- 辞退の意思表明
- 「誠に申し上げにくいのですが、今回は内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
- 謝罪
- 「貴重なお時間をいただきながら、このようなご報告となり大変申し訳ございません。」
- 理由（聞かれた場合のみ）
- 「他社様への入社を決定いたしました。」など、簡潔に。
もし電話がつながらない場合は、時間を改めて何度かかけ直します。
何度かけてもつながらない場合は、最終手段としてメールでその旨を伝えましょう。
電話で内定辞退を伝える場合の例文
一般的な内定辞退の例文
| 応募者：お忙しいところ恐縮です。私、内定をいただいております〇〇大学の[氏名]と申します。採用担当の[担当者名]様はいらっしゃいますでしょうか？ （担当者が電話に出たら）応募者：お世話になっております、[氏名]です。今、お電話でお話しさせていただいてもよろしいでしょうか？ 採用担当者：大丈夫ですよ。 応募者：ありがとうございます。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。本日は、内定の辞退をお願いしたくお電話いたしました。 採用担当者：それは残念です。差し支えなければ辞退の理由を伺ってもよろしいでしょうか。 応募者：御社と並行して選考が進んでいた会社より内定をいただき、熟考の末、今回はそちらの会社とのご縁を優先させていただくことにいたしました。 採用担当者：そうですか。大変残念ですが、承知いたしました。そちらの会社でのご活躍をお祈りいたします。 応募者：多大なるお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となり、多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。本来であれば直接お伺いすべきところ、お電話でのご連絡となりますこと、何卒ご容赦いただけますと幸いです。 ……（相手の反応を待つ）……。 応募者：それでは失礼いたします。 |
この例文は、ビジネスシーンで一般的な「感謝・結論・謝罪」の流れです。
辞退理由は「他社との縁」という客観的な事実に留めることで、担当者に余計な期待を持たせず、スムーズに納得してもらいやすくなります。
言葉遣いも丁寧で、誠実な印象を最後まで残せるよう意識しましょう。
担当者が不在で、伝言を依頼する場合
| 応募者：お忙しいところ失礼いたします。内定をいただいております[氏名]と申します。採用担当の[担当者名]様をお願いできますでしょうか？」 電話対応者：あいにく[担当者名]は席を外しております。 応募者：左様でございますか。それでは、[担当者名]様に1点お伝えいただきたいことがございます。内定の件でお電話差し上げましたが、検討の結果、辞退させていただきたくご連絡いたしました。後ほど改めて私からお電話差し上げますが、まずはその旨のみお伝えいただけますでしょうか。 電話対応者：承知いたしました。 応募者：また、この後メールでも同様の内容をお送りさせていただきます。[担当者名]様によろしくお伝えください。お忙しい中ありがとうございました。失礼いたします。 |
担当者が不在だからといって放置せず、伝言を残す姿勢は社会人としての評価ポイントです。
伝言だけで終わらせず「後でかけ直す」「メールも送る」と自ら動く姿勢を示しましょう。
以下の記事には内定辞退の電話トーク例文や内定辞退のメール例文が掲載されていますのでこちらも参考にしてください。
円満な内定辞退のための重要ポイントとマナー
ここでは、円満かつ失礼のない形で内定を辞退するために、押さえておくべき重要な注意点と基本マナーを解説します。
これらのポイントを理解し実践すれば、不必要なトラブルを避け、次のステップへ気持ちよく進むことができるでしょう。
連絡は可能な限り早く、明確に伝える
内定辞退を決意したら、可能な限り早く連絡することが鉄則です。
企業はあなたが内定を受諾するか辞退するかによって、今後の採用計画（追加募集の有無、次点候補者への連絡など）が大きく左右されます。
連絡が遅れれば遅れるほど、企業に多大な迷惑をかけることになります。
また、連絡の際は曖昧な表現を避け、辞退の意思を明確に伝える必要があります。
担当者が「もしかしたら引き留められるかも」と期待してしまうような言い方は避け、丁寧かつ毅然とした態度で伝えましょう。
感謝と謝罪の意を必ず伝える
内定辞退の連絡で最も重要なマナーは「感謝」と「謝罪」の気持ちを伝えることです。
選考プロセスでは、担当者はあなたの履歴書や職務経歴書を確認し、貴重な時間を割いて面接を行ってくれました。
その労力に対する感謝の気持ちを、連絡の冒頭と結びで必ず述べましょう。
- 「選考にお時間をいただき、誠にありがとうございました。」
- 「貴重な機会をいただきながら、このような結果となり大変申し訳ございません。」
このような言葉を添えるだけで、相手に与える印象は格段に良くなります。
形式的な言葉かもしれませんが、社会人としての基本であり、誠意を示すための重要な要素です。
この姿勢が、万が一将来どこかで縁があった際の良い関係性を築く土台となります。
相手の仕事の状況に配慮して電話をかける
電話で内定辞退を連絡する際に重要なのは「相手の時間を奪っている」という意識を持つことです。
企業の採用担当者は、毎日の業務や他者の面接対応などで多忙を極めています。
そのため、始業直後（9時〜10時頃）や昼休憩時（12時〜13時）、終業間際（17時以降）など、忙しい時間帯を避けて連絡するのがビジネス上の最低限のマナーです。
一般的には、平日の10時半〜11時半、あるいは14時〜16時頃が比較的つながりやすく、配慮の行き届いたタイミングといえます。
また、電話がつながった際もすぐに本題に入るのではなく「今、お時間よろしいでしょうか」と必ず一言添えるようにしましょう。
もし担当者が不在や会議中の場合は、執拗にかけ直すのではなく、戻りの時間を確認するようにします。
相手のスケジュールを尊重する姿勢を見せることで、辞退という気まずい連絡であっても、社会人としての評価を損なうことなく対話を終えることができます。
連絡をしないのは絶対NG
どれほど電話が苦手で、辞退の申し出が心苦しかったとしても、何も連絡をせずに放置する「サイレント辞退」は絶対にNGです。
連絡をしないことは、単なるマナー違反にとどまらず、企業側に多大な実害を与えます。
内定を出した企業は、入社に向けて備品の準備やデスクの確保、研修の調整などを進めています。
もし無断で辞退をすれば、これらの準備が無駄になるだけでなく、追加募集を行う機会も失われ、最悪の場合、損害賠償問題に発展するリスクもゼロではありません。
また「業界は意外と狭い」という点にも注意が必要です。
将来、取引先としてその企業と関わったり、転職活動で再び顔を合わせたりする可能性は十分にあります。
無断辞退という不誠実な対応は残り続け、キャリアにおける「負の資産」となりかねません。
どのような形であっても必ず連絡を入れ、これまでの選考に対する感謝と、期待に応えられないことへの謝罪を伝え、社会人としての責任を全うしましょう。
監修者コメント
連絡手段のマナーが将来のキャリアに及ぼす影響
「たかが内定辞退」と思われがちですが、実はこの連絡マナーが、予期せぬ形で将来のキャリアに影響を及ぼす可能性があります。
特定の業界は、驚くほど人のつながりが広いものです。
現在の採用担当者が、数年後にはあなたが転職を希望する企業の面接官になっている、といったケースもゼロではありません。
失礼な対応や無断辞退は、業界内で悪い噂として広まるリスクがあります。
逆に、丁寧で誠意ある対応は「立派なビジネスパーソンだ」と好意的に記憶に残ります。
電話が苦手だからといってマナーを疎かにせず、メールであっても手紙であっても、プロフェッショナルな対応を心がけることが大切です。
この一手間が、未来の自分自身のキャリアを守ることにつながります。
岡本啓毅
以下の動画では内定辞退の方法や電話での内定辞退の実演も行っていますので、参考にしてください。
まとめ
「内定辞退を電話で伝えたくない」という悩みを持つ就活生は、少なくありません。
現代のビジネス環境において、内定辞退の連絡手段は多様化しており、必ずしも電話でなければ失礼にあたるということはありません。
大切なのは「可能な限り早く、誠意をもって連絡する」という社会人としての基本マナーを守ることです。
電話が苦手な場合は、まずメールで連絡し、担当者の状況や企業の意向を確認する柔軟な対応が鍵となります。
もし企業側が電話連絡を必須とする場合でも、事前に伝える内容をメモにまとめるなどの準備をすれば不安は軽減できます。
どの方法を選んでも、感謝と謝罪の気持ちを忘れずに伝えれば、円満に次のステップへと進めるはずです。
内定辞退の連絡が終わっても「本当にこの選択で良かったのか」「次の転職活動が不安」といった新たな悩みを抱える方は多いのではないでしょうか。
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