採用担当者は要チェック！6つの採用工数を削減・軽減するための具体的な方法

事業拡大による増員や、退職・休職などによる人材不足を補う採用活動は、企業が存続し、成長していくためには欠かせない取り組みです。しかし会社の一翼を担う人材を採用するのは、そう簡単なことではありません。「採用工数を削減し、より効率よく採用活動を行いたい」と考えている担当者の方も多いのではないでしょうか。

ここでは、採用にかかる工数を改めて整理し、それらの削減方法をご紹介します。採用担当者の方はぜひ参考になさってくださいね。

採用工数を減らす方法とは？

採用工数を削減するためには、効率のよい人材採用を行うことが重要です。採用工数を削減する方法としては「システム」を活用する方法と、「アウトソーシング」する方法のふたつが考えられます。

システム導入

まずシステムの導入についてみていきましょう。システムを導入することで、応募者の管理や面接の日程調整、採用活動のKPI設計をシステム上で簡単に行うことができます。

そもそも採用がうまくいかない企業に多いのが、採用までのKPI設計が不十分で無駄な工数がかかっているという点です。無駄な工数が多いと、自社は今母集団形成をすべきなのか、それとも応募者の質を上げるべきなのか見極めることができません。

システムを導入すれば、応募者の数やプロフィール・選考手順・採用にかかっている時間などを知ることができます。これにより、採用活動のどこに無駄があるのか明らかになるので、適切なKPI設計＆施策を立てることが可能になります。本質的な改善のためにも、システム導入はいい手段だと言えるでしょう。

アウトソーシング

アウトソーシングとは、専門の事業者に採用業務を委託することをいいます。大きく分けると2種類のアウトソーシングサービスがあるので、自社の現状に合わせて使い分けることをおすすめします。

事務対応を代行するアウトソーシング

事務対応のアウトソーシングでは、求人広告の作成や応募者とのコミュニケーションを代行するので、採用担当者の業務を削減することができます。自社で採用ノウハウは確立されているものの事務作業に十分な時間が取れない企業におすすめです。

採用コンサルを行うアウトソーシング

一方採用コンサルを行うアウトソーシングでは、採用の要件定義や採用基準の明確化など、様々な企業の採用活動に携わってきたノウハウを活かしたコンサルティングを行います。プロが採用方法を確立してくれるため、ノウハウがない企業でもしっかりと採用活動を行うことができます。

UZUZでも事務的な対応はもちろん、採用コンサルを行うアウトソーシングなど企業様の現状に合わせた採用コンサルを展開中です。「自社が求める人物を集めた説明会を開催したい」「志望度が高い求職者に会いたい」など、皆様のニーズに合わせたご提案を行いますので一度お気軽にお問い合わせください。

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採用にかかる6つの工数とそれぞれの削減＆軽減方法とは？

採用には大きく分けると6段階の工数がかかります。ここからはそれら具体的な採用工数と、その削減・軽減方法をみてみましょう。

1.母集団形成

求人広告を出稿したり、会社説明会を開催したりと、自社に興味を持ち、働きたいと思ってもらうための活動を指します。これに加え、問い合わせ対応やパンフレットの作成・配布、応募者の履歴書など書類管理業務も発生します。

母集団形成にかかる業務を削減するには、問い合わせ対応や書類の管理など、事務的な作業をアウトソースするのが良いでしょう。

2.書類選考

応募者の履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどから面接をする候補者を選出する工程です。面接では、ひとりにつき30分～1時間程度の時間がかかることを考慮し、適切な人数を選出する必要があります。

書類選考にかかる工数を削減したい場合には、採用代行を行っている企業にアウトソースする方法があります。自社で設けた選考基準を元に、採用代行会社が選定を行いますが、最終的な採否判断は自社で行います。

3.面接

新卒採用の一次面接では、多くの応募者の中から人数を絞る目的でアウトソースされることがあります。しかし、二次面接以降の新卒採用や中途採用の面接は、採用を決定する重要な工程ということもあり自社で行うことが多いようです。場合によっては自社採用のノウハウを確立するために、コンサルティング会社の担当者が面接に同席することもあります。

4.クロージング

面接を終え、採用を決めた応募者が入社を決断できるよう、待遇面などの交渉を行う段階です。人材紹介会社などを経由した応募者であれば、人材紹介会社を通じてクロージングするのが一般的です。入社を決めるか否かの重要なタイミングとなるため、慎重な対応が求められます。

5.入社前後のフォロー

入社時に必要な書類の準備や、手続きなどを行います。書類や手続きにかかる業務はアウトソースすることで業務負担を軽減できます。しかし、入社者のメンタル的なフォローや備品の準備などは自社で行うべきでしょう。その上で、入社する部署との情報共有や、入社者への配慮が求められます。

6.その他の管理業務

出稿している求人広告の管理や、応募者の書類の管理、過去の採用者のデータ管理など、管理するべき情報は多岐に渡ります。管理すべき情報が多い場合には、システムを導入し、複数人でも管理しやすい環境を整えておくことをおすすめします。

システムを導入するほどではないが、工数を軽減したいという場合には、アウトソーシングを考えてみてはいかがでしょうか。

採用活動をアウトソースする方法

採用活動をアウトソースするには、採用業務を専門で行っている企業や採用業務に強みを持つ企業に委託すると良いでしょう。ここでは、人材派遣との違いやアウトソースするメリット・デメリットをご紹介します。

人材派遣との違い

まず人材派遣とは、人材派遣会社に登録しているスタッフを、必要なタイミングで派遣してもらうことをいいます。スタッフの就業期間やタイミングを希望に合わせて設定できるというメリットがあり、手軽に人員不足を補うことができます。しかし、教育や指示は自社で行う必要があり、かえって手間がかかってしまう場合も少なくありません。

採用代行会社にアウトソースする場合には、採用のプロフェッショナルが業務を行い、蓄積されたノウハウを活かして業務を行うため、質の高い仕事が期待できるのが特徴です。

採用活動をアウトソースするメリット

採用活動をアウトソースするメリットは、「コア業務に集中できる」という点にあります。人事戦略立案や応募者の合否判定などは、採用担当者が担うべき重要な業務です。書類管理などの煩雑な作業から解放されることで、需要なコア業務に注力できるようになります。

採用活動をアウトソースするデメリット

一方でデメリットとなるのは、「自社にノウハウが蓄積されない」ということでしょう。業務の体制が整っていないため、アウトソースを止めるとなると、採用活動が円滑に進まなくなる可能性が高くなってしまいます。

おわりに

採用にかかる工数とその削減方法についてご紹介してきました。取り組むべき業務が多く、忙しい採用担当者だからこそ、システムやアウトソーシングをうまく活用し、効率よく採用活動を行うべきでしょう。採用活動を効率化することで、中核業務に集中し、効果の高い採用活動を行うことができるようになります。

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