内定辞退を減らす面接のやり方！人事・採用担当者が絶対に押さえるべきポイント

就活・転職を成功に導く！今すぐ無料DL

1 採用担当者人事が押さえたい内定辞退を減らすための5つの面接事前準備
2 求める人材に自社を選んでもらうために3つの「魅力付けのやり方」とは
3 採用面接における3つの「合否判定」のやり方とは
4 内定者に自社を選んでもらうために

「採用面接のやり方がわからない」「人材の採用がうまくできない」と、お悩みの人事・採用担当者の方は多いでしょう。また、せっかく内定を出しても「内定辞退が多く、人材が不足しているのに確保できない」といった悩みもあると思います。

この記事では、企業の未来を担う新人の採用の仕方や、合否判定の出し方、企業の魅力付けなど、内定辞退・早期退職を阻止するためのノウハウを紹介します。

採用担当者人事が押さえたい内定辞退を減らすための5つの面接事前準備

採用担当者にとって最大の課題といえるのが、「優秀な人材の内定辞退」を減らすことです。この章では、内定辞退を減らすための5つの事前準備について紹介します。

1.履歴書やエントリーシートで事前情報を集める

事前情報の確認は、面接時に応募者の人間性や思考を引き出すために必要なことです。面接の前に必ず応募書類に目を通し、面接では書類上で目にみえにくい本音の部分や、仕事に対する考え方や価値観を聞き出してください。

その上で、価値観や仕事に対する姿勢が、自社のスタンスにあっているのか見極めましょう。

2.求める人物像を社内に共有する

採用において多くみられるすれ違いが、「社内で求める人材がそれぞれ違う」ということです。選考では、採用担当者、現場担当者もしくは経営層と2〜3段階の面接を想定している企業が多いでしょう。その中で、採用に関する基準を明確にしておかないと「ミスマッチ」が生じます。

「採用をしなくては」と焦るあまり会社に合わない人材を採用してしまっては、コストや時間、なにより会社と応募者、双方にとってメリットがありません。人材不足で時間が限られていたとしても、各部署の担当者が集まって「求めている人材」のビジョンを共有しましょう。

また、この際明確にする人物像は「元気で素直な人」「やる気がある人」のような抽象的なものは避けましょう。可能な限り具体的な人物像にすると、より社内でのズレが少なくなります。以下に人物像の立て方の例を記載しますので、参考にしてみてください。

【営業職を採用したい場合】

大学卒業後、新規法人営業を行う企業に入社
1年営業活動に従事し目標達成もしていたが、業務や営業での裁量が少ないので現在転職活動中
正直なところ、新卒時はあまり深く考えず「営業職」だけを軸にして就職活動を行ってしまっていた
深く考えることは苦手だが、ミスを恐れず行動できる

上記のようにできるだけ具体的な人物像を立てることで、“欲しい人材”の共通認識を社内で持つことができます。

3.目にみえる情報ばかりを評価対象にしない

面接でやりがちなのが、学歴・職歴などの目にみえる情報に判断を頼りすぎることです。応募者の本質を理解しないまま、合否を決定していくのは簡単です。しかし、それはミスマッチや早期退職につながり、定着率を下げるやり方といえるでしょう。

「なぜ」「具体的に」「どうして」といった質問を投げかけ、応募者の内面を引き出すのも採用担当者の役割のひとつです。応募書類だけでは知ることができないものを引き出せるよう、応募者に興味を持ち掘り下げていきましょう。

4.応募者の「ヒューマンスキル」を見極める

ヒューマンスキルとは、円滑な人間関係の構築ができるコミュニケーション能力スキルです。ビジネスパーソンとしてだけではなく、ひとりの人間として求められる能力といえるでしょう。

そんなヒューマンスキルを面接で見極めるためにおすすめなのが、「中学・小学校時代はどんな遊びが好きでしたか」「なぜその遊びが好きだったのですか」「人間関係でいざこざがあった時はどのように対処しましたか」「学生時代はどんなグループにいましたか」など、過去の経験・行動に関する質問をすることです。

この場合、できるだけ相手の意表をつく質問（答えを用意していない質問）を投げかけるようにしましょう。回答が用意されていない質問では素が出る人も多いので、その人が持つ“本当の意味での人間性”を図ることができます。

5.応募者にとって答えにくいであろう質問を用意しておく

ここでは、内容よりも「説明できているか」に注目してください。例えば「ブランクがある」「就労期間が短い」など、一般的に採用のネックになる事実に対しての質問は、応募者にとって「鬼門」であるといえます。

しかし、起こってしまった過去はどうにもできません。応募者がその事実をごまかすのか、それとも受け入れて説明できるのかが評価のポイントです。失敗を次に生かすことができる人材かどうかを見極めてください。

求める人材に自社を選んでもらうために3つの「魅力付けのやり方」とは

内定辞退の大きな要因として、「企業の魅力付けができていない」もしくは「魅力付けが弱かった」などがあげられます。面接という限られた時間でできる、魅力付けのやり方について紹介します。

会社のビジョンや中・長期計画を説明する

応募者にとって納得感のある面接でなければ、内定を検討してもらえません。採用担当者の口から会社のビジョンや中・長期計画の説明をし、「その考えに賛同した」と応募者自身に感じてもらうことが必要不可欠です。

アピールする内容は企業によってさまざまですが、事業内容や業務内容だけではなく、「今後どのような企業にしたいか」「どういう働き方を目指しているか」といったビジョンを提示し、入社後の姿を明確に描けるようにすることも大切です。

応募者と社員との接触回数を増やす

応募者が求める情報のひとつに、「どんな社員がいるのか」「実際に働く場合どんな人がいるのか」といったものがあります。

社員と接触することで働く際のイメージもわきますし、実体験を聞くことで理想と現実のギャップを埋めることが期待できます。社員と雑談する時間を設けたり、オフィスを案内し社員がどのように働いているかみせたりすることが、企業の魅力付けに有効なやり方といえるでしょう。

また、応募者と社員を接触させる際注意が必要なのが、普段から外部の方に明るく挨拶する文化ができているかどうかです。採用に関わる社員であれば注意深く対応するかと思いますが、外部と関わることが少ない社員の中には、挨拶等が徹底できていない方もいます。

そのような社員と対峙した際、応募者が「「何だか雰囲気が悪いな」「思っていた会社と違うかも」と感じてしまう可能性はゼロではありません。特に老舗の企業に多く見られる現象ですので、今一度確認してみましょう。

面接官から自己開示し、事務的な面接にならないようにする

応募者の本質を知るには、まず面接官のほうから歩み寄りましょう。事務的な面接は「魅力的な企業」としての印象付けが難しく、応募者側も「なぜ自分が選ばれたのか」と納得感を得ることができません。

まずは面接官が自己開示し、会社の魅力やこの会社で働くメリット、やりがいを伝えましょう。

採用面接における3つの「合否判定」のやり方とは

複数人で面接を行い、総合的に応募者を評価することでミスマッチを防止できます。しかし、面接官によって判定基準が違っては、企業に合った人材の確保は難しくなるでしょう。

この章では、採用面接で失敗しないための合否判定のやり方を3つご紹介します。

属人的に判断する項目とシステマチックに判断する項目を分ける

採用担当者や部門担当者など、人の判断基準で行う属人的な項目と、組織的な観点から判断するシステマチックな項目は、事前に分けておきましょう。

「経歴や能力に基づき決定する」「担当者の印象によって決定する」どちらも重要ですが、どちらか一方だけでは情報が補えず、ミスマッチが生じる可能性が高まります。項目を分けて評価することで、より精度の高い内定を出すことができるでしょう。

属人的な評価を行う場合は、評価シートを作成することをおすすめします。いくら“属人的な評価”とは言っても、ある程度一定の共通項目で評価しないと、本当に好き嫌いでの判断になってしまうからです。

評価シートは作成していない会社のほうが多いですが、採用を強めたいと考えているなら必須と言えます。シートを作成することにより面接の質問もある程度決まりますので、是非導入を検討してみてください。

採用要件を洗い出し「本当に必要なのか」を考慮する

欲しい人材からの応募を得るには、ターゲットに沿った募集要項の作成が必要です。

そのためにまず、採用予定の部署が求める人物像を書き出してみてください。現在の採用要項と照らし合わせ、必要ない情報は思い切って削除してください。余計な情報を掲載したままにすると、ターゲットが絞り切れず必要以上に採用工数が取られます。

また、会社内での採用認識にもブレが生じやすいので「必要な情報だけ」掲載するように心がけましょう。

現場からも意見をもらい、人事と現場間でのミスマッチを減らす

現場の意見を聞かないまま募集をかけると、せっかく採用した人材がミスマッチにより早々に退職してしまう可能性が高まります。そのため、現場担当者へのヒアリングが重要なポイントになってきます。単に「どのような人材が欲しいか」と聞くよりも、現在の課題や困っていることなど総合的に確認しすり合せを行うと、求める人物像がわかりやすくなるでしょう。

また、現場が必要以上に高い人物像を提示し採用がうまくいかないケースもあります。それらを防ぐためにも、人事担当者はまず、現場の業務内容をしっかり把握することが大切です。その上で現場責任者と定期的にコミュニケーションを取り、現場と人事間をうまく繋げられるようにしましょう。