この記事では、事務職に関して基本的な知識を解説しながら、転職成功のポイントやコツを解説していきます。
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【事務職の現実】人気の職種で倍率も高い
事務職について知っておいてほしいことは、下記の2点です。
- 正社員事務職への転職はかなりハードルが高い
- 派遣社員やパート採用である企業も多い
事務職は人気が高く、ひとつの求人に対しても応募が殺到する傾向にあります。
厚生労働省が2022年3月に発表した「職種別有効求人・求職状況」では、「事務的職業」の有効求人倍率は0.42倍で、一般事務はさらに低い0.35倍となっています。
「全職業（正社員）」の有効求人倍率が1.18倍であることと比較すると、選考を通過することは遥かに狭き門であることが分かるはずです。
さらに、正社員事務ではなく、派遣社員やパート採用をしている企業も多くなっています。
まずは、「正社員の事務職は人気が非常に高く、採用されるのは難しい」という点は念頭に置いておきましょう。
監修者コメント
岡本啓毅HIROKI OKAMOTO
事務職はいつでも人気で狭き門
記事内で求人倍率をご紹介しているように、事務職は非常に人気であり、いつも採用枠は限られているという状況です。
特に女性の応募者が多く、ライフワークバランスが実現しやすいといったイメージがあるようです。
また、都市部での人気はもちろんのですが、地方では数少ないオフィスワークの職種であるため、より競争倍率が高い傾向にあります。
特に工場や接客業の求人が多い地域の場合、事務職に入りたいという人が集中することが要因としてあげられます。
常に人気の職種ではあるため、事務職への転職を考える場合は相応の対策を重ねるだけでなく、求人を見逃さないように常にチェックしておくと良いでしょう。
事務職の誤解されがちなポイント
事務職が人気であることには様々な理由がありますが、なかには誤解されてしまっているケースもあります。
ここでは事務職の誤解されがちなポイントを、代表的な例に絞って解説していきます。
- どの会社も残業が少なく休みが取りやすい
- 将来的にも長く働くことができる
- ルーティンワークが中心の仕事
- 基本的なPCスキルがあれば転職できる
どの会社も残業が少なく休みが取りやすい
たしかに、他の職種に比べると事務職の平均残業時間は少ない傾向にあります。
ですが、だからといってどの会社の事務も残業が少ないわけではありません。
事務職は、現場で働く人たちのサポートを行う仕事です。
会社の規模や働き方によっては忙しくなってしまったり、繁忙期の期間中は残業が続くケースもゼロではありません。
当然ですが、残業が少ないかどうかは「会社による」という結論になってしまうのです。
将来的にも長く働くことができる
細やかなサポートが必要な事務職ですが、IT化や技術発展によって、代替されてしまう可能性が出てきています。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と呼ばれる業務自動化ツールは一般事務の代替になりますし、SFA（セールス・フォース・オートメーション）という営業支援ツールは営業事務の代替になるでしょう。
事務職は同じ人が長く働くというイメージがあったかもしれませんが、必ずしもこれからもそうであるとは限りません。
ルーティンワークが中心の仕事
ルーティンワークが基本である、というイメージを持っている方も多いのですが、これも必ずしもそうであるとは言い切れません。
ある程度は業務が固定化されていますが、その「固定化されて決まっている仕事」が多岐にわたるのです。
なぜなら、基本的に事務職は現場で働く人をサポートする仕事だから。
現場で起こったトラブルにも巻き込まれることになりますし、現場社員がそれらのトラブルを解決できるようにサポートもしていきます。
また、会社の規模によっては1人あたりが担う業務やタスクの種類が多くなる傾向にあります。
その場合、たとえ一つひとつの業務がルーティンワークであったとしても、手順を覚えて対応しなければならないタスクが非常に多くなってしまうのです。
もはやそれは、ルーティンワークとは言えないのではないでしょうか。
そういった意味でも「ルーティンワークが中心である＝楽である」とは言い切れません。
基本的なPCスキルがあれば転職できる
事務職は人気職種であるため、基本的なスキルといっても正確性やスピードが求められます。
また前述のRPAやSFAなどのツールも普及しており、それらを使える人のほうが重宝されるのは当然といえるでしょう。
このように「特出したPCスキルがある人」が優先的に採用されていくため、基本的なPCスキルだけで高い倍率を勝ち残るのは至難の業といえます。
監修者コメント
岡本啓毅HIROKI OKAMOTO
AIによって事務職は不要になる？
記事内でもご紹介したように、事務職が担う様々な業務は技術の進化によって、日々効率化、代替されつつあります。
ツールやマクロなどで自動化される業務はこれまでありました。
しかし現在はRPA（ロボティクスプロセスオートメーション）によって、人がパソコンで行う一連の作業を自動で処理してくれるまで進化しています。
RPAは単に結果処理するのみならず、指定したシステムやアプリケーションを操作したり、ドラックアンドドロップなどの作業も含めて対応してくれます。
さらに、近年画期的な進化を見せているChatGPTの活用も考えると、事務職で担う仕事の多くが代替される可能性が高いかもしれません。
まだまだコストや活用する人材の問題があるものの、AI活用に関しての投資は増え続けているため、こういった潮流はおさえておくべきでしょう。
事務職を目指すうえで、そういった状況で自身がどのような価値を提供していくのか、何をキャッチアップすべきかを考えておく必要があるのではないでしょうか。
事務職の種類とは
ここからは、基礎知識として数ある事務職の種類ごとにどのような業務を行うのかを確認していきましょう。
- 一般事務
- 総務事務
- 営業事務
- 経理事務
- 人事・労務事務
- 法務事務
- 貿易事務
- 医療事務
一般事務
一般事務は、基本的な「事務職」のイメージに沿った仕事といえます。
書類整理や資料作成、電話対応など、いわゆる事務の仕事をメイン業務としています。
総務事務
会社の運営に必要な管理を行う事務です。
一般事務の次によく知られる「事務職」のイメージなのではないでしょうか。
各種備品の発注、オフィスの防犯防災、社外向けの冠婚葬祭やイベント事の連絡、社内外のイベント運営などを行います。
いわゆる、「社内のなんでも屋」のような立ち位置の事務です。
営業事務
営業部門を専門的にサポートする事務職です。
見積書、契約書、納品書、請求書など各種書類の作成や、提案資料など営業資料の一次作成を行います。
また、営業宛てに来客があった場合の初期対応なども行います。
経理事務
会社の経理全般に関わる事務です。
売上管理や伝票の仕分け、給与や税金などの経費計算を行います。
会社の収入と支出を管理する事務職であると考えればよいでしょう。
人事・労務事務
人事部門に関わる事務です。
勤怠管理や新入社員の入社手続き、退職時の手続き、給与計算や支払いなどを行います。
人事事務は採用活動に関わる事務を、労務事務は上記のような労務管理に関わる事務を行う傾向があります。
法務事務
会社の運営に必要な法律や、司法関連の業務に関する事務です。
契約書の作成や弁護士への取次、知的財産の管理、コンプライアンスの書類作成などを行います。
また、会社間での契約や新しい取引先との契約を結んで問題ないかなどのチェックも行います。
事務職ではあるものの、法律に関する専門職でもあると考えたほうがいいでしょう。
貿易事務
輸入・輸出に関わる手続きを行う事務です。
通関に関する書類作成、輸送手段の手配、倉庫の管理などを行います。
海外貿易が関わるメーカーや商社、物流などで置かれているポジションで、こちらも事務職でありながら専門的な業務となります。
医療事務
病院などの医療機関での事務です。
受付や会計、カルテや診察券の作成、入院手続きや手術・検査スケジュールの管理などを行います。
こちらもほかの事務職に比べると専門職の色合いが濃くなっており、医療関係との関わりの深さによって、さらに細かく分類分けされています。
事務職に転職成功するポイント
ここからは、事務職への転職を成功させるためのポイントをいくつかお伝えします。
- 自分に合った種類の事務を選ぶ
- スキルアップする意欲を示す
- 前職や現職を活かせる種類の事務を選ぶ
- 事務職で働きたい理由をポジティブに整理する
- なぜ事務職を志望するか整理してみる
自分に合った種類の事務を選ぶ
前述のように、事務職とひとことで言っても非常に多くの分類分けがされています。
これらのなかから、自分にあった事務職を選ぶことが重要となるのです。
そのために必要な客観的な自己分析や、自分に合った働き方を探すためには、ツールを使ってみるのがおすすめ。
私たちが提供しているUZUZのLINE公式アカウントの「適職診断」を使うのも、手軽かつ効率的です。
スキルアップする意欲を示す
「ただPCスキルがあるだけでは、高いPCスキルを持っている人に負けてしまう」というのは前述でお伝えしたとおり。
自分のPCスキルに自信のない方は、資格取得などで意欲を見せ、なおかつ実際にもスキルアップしてみせるのが効果的です。
まずは別の業務で働きながら、事務に使えるスキルを磨くというのも良いでしょう。
例えば「営業事務」を選ぶのであれば、営業経験があったほうが遥かに有利に働きます。
営業経験があれば、営業の方がどういったサポートを欲しているのか、その立場になって考えられるからです。
どの事務職を選ぶにしても、アピールできるようなスキルを磨いておいたほうが良いでしょう。
前職や現職を活かせる種類の事務を選ぶ
前述でお伝えした「営業事務を選ぶなら営業経験があったほうが有利」というように、別の業務経験を活かして事務職を目指すパターンがよくあります。
営業に限らず現場経験があるなら「相手がどういったサポートをしてほしいか」を察知する能力が磨けるでしょう。
現職での経験を活かしたり、それを活かせるような種類の事務職を選ぶと、事務職への転職も成功しやすくなります。
事務職で働きたい理由をポジティブに整理する
事務職が人気である理由は、様々なものがあるとお伝えしました。
例えば、土日に休みたい、定時で帰りたい、という志望理由は本音かもしれません。
ですが、それをそのまま面接で伝えても採用につながらないというのは想像しやすいと思います。
これらを前向きな言葉にして整理してみましょう。
例えば「土日に休みたい」であれば「仕事とプライベートのメリハリをつけたい」、「定時で帰りたい」であれば「決められた業務時間内に集中して、効率よく働きたい」といった具合です。
なぜ事務職を志望するか整理してみる
なぜ事務職で働きたいか、前項で整理したと思います。
ですが、もう一度その「事務職で働きたい理由」を考えてみるのも手段の一つです。
「土日に休みたい」「定時で帰りたい」というのは、そもそも本当に事務じゃなければ実現できないのでしょうか？
わざわざ、人気倍率が高い人気職種を志望する理由としては少し弱い志望動機かもしれません。
もしかすると、事務職ではない別の職種で叶えられる可能性があるかもしれないのです。
こういった自己分析や職種探しのやり方が分からなくて困ったときは、ツールを使ったり第三者に相談したりするのもおすすめ。
例えば転職エージェントでは、キャリア設計や自分の強み、就職活動における軸などを客観的にアドバイスしてくれます。
もしあなたが第二新卒・既卒・フリーターであるなら、特にUZUZがおすすめです。
UZUZに在籍しているキャリアアドバイザーは、多くが既卒・第二新卒の経験者。
皆さんと同じように「仕事」に悩んできた過去があるので、皆さんの悩みに寄り添ったサポートが可能です。
まとめ
人気職種である事務職に転職するためのポイントとコツを解説してきました。
重要なのは「事務職に転職すること」ではなく、「事務職に転職し、叶えたかった望みを叶えること」です。
そのためには、もしかすると一度、事務職を志望するという前提を再考してみたほうが良いかもしれません。
再考した結果「やはり事務職を志望する」と決まったのなら、それから目指してみれば良いだけなのです。
「事務職を目指しているけどなかなか決まらない」「企業が見つからない」と悩む方は、ぜひUZUZに相談してみてください。
これまであらゆる業界や業種の支援実績があるため、あなたが理想とする事務職、会社選びをサポートします。
相談などは無料ですので、ぜひお気軽にご利用してみてください
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