少子高齢化や転職サイト内の案件増大などによって、内定どころか応募者確保も難しくなっている昨今。面接まで進んだリクルーターがドタキャンした場合の精神的・工数的ダメージは、大きなものがあるでしょう。これは第二新卒や中途採用の場合も同じといえます。
一般的にドタキャンは「する側が悪い」と思われがちですが、「される側」、つまり企業側にも問題がないとは言い切れません。より効率的に優秀な人材を採用するためにも、今回はなぜ面接のドタキャンが起こるのか、そして企業側ができる対策にはどんなものがあるのかについてご紹介します。
まず確認！面接ドタキャンの主な理由4選
面接のドタキャンを防ぐためには、まずその理由を知る必要があります。ここでは、ドタキャン経験のある新卒者や第二新卒者の心理について探っていきます。
1.体調不良・急な仕事対応
「当日風邪を引いてしまった」「親族に不幸があり面接に行けなくなってしまった」といった理由です。第二新卒者の場合、急な仕事が入りドタキャンしなくてはならなくなった、という理由もこの中に含まれます。
いずれもドタキャン理由の中でも比較的多数を占めており、性質上、前日または当日に企業に断りの電話を入れることが多いパターンです。
「体調管理も社会人の仕事のひとつ」と言われますが、実際に体調不良に見舞われてしまってはどうしようもないもの。インフルエンザなどの伝染病の場合、企業側にも被害がおよぶ可能性があるので、ある程度仕方のないドタキャン理由だといえます。
2.企業に対する不安
面接に向けて企業研究しているうちに、選考中企業の良くないウワサを耳にし、不安を感じてドタキャンする場合もあります。
インターネット上には、元社員または現職社員による企業の口コミを集めたサイトもあり、「公式サイトでは分からない企業の実態が分かる」と多くの就転職者が参考にしていることが分かっています。
一方、「選考結果通知時の企業側の対応が悪かった」「企業とやり取りしているうちに対応に不安を覚えた」など、採用担当者とのやり取りに原因があることも。だからといってドタキャンしていいわけではありませんが、こうした理由は企業側の努力で改善できる余地があるといえます。
3.他社の選考が入ったor内定が出た
就活は、いくつかの企業を並行して選考を進めるやり方が一般的です。そのため、選考日程が被ってしまうことも珍しくありません。通常であれば先に選考が入っていた企業の日程を優先しますが、中には「第一希望の会社から提示された日程を一番に考えたい」などの理由で、面接をドタキャンしてしまう人もいます。
完全に求職者側の都合である場合は致し方ありませんが、ここにも企業側が気をつけるべきポイントがあります。それは“選考のスピード”です。応募が来てから書類選考の結果連絡や面接日程の調整に時間をかけすぎると、せっかくの求職者を他の企業に取られてしまう取られてしまう可能性があります。
またあまりに企業からの返答が遅いと、求職者も「自分には興味がないのかな」「もっと早く動いてくれるところがいいな」と感じ、志望度が下がってしまうこともあります。スピードを意識した対応を心がけ求職者を逃さないようにしましょう。
4.受けたくなくなった
上記のように、何らかの理由によるものもあれば、「なんとなく受けたくなくなった」「面接を受けるのが面倒くさくなった」など、身勝手ともいえる理由を挙げる人もいます。こちらも体調不良などと同様、企業側ではどうしようもない理由のひとつといえるでしょう。
ただ、「なんとなく受けたくなくなった」背景に、企業に対する漠然とした不安がある場合は注意が必要です。こうしたドタキャンは「企業に対する不安」同様、企業側の対策で改善できる可能性があります。
面接ドタキャンを防ぐために企業ができる3つのこと
上記のように、面接のドタキャンは打つ手立てがまったくないというわけではありません。企業側の工夫や対策によっては、ドタキャン数を減らせる可能性があります。ここでは企業ができる3つの対策についてご紹介します。
1.エントリー段階の公開情報をより魅力的にする
エントリー段階での採用情報を充実させたり、公開方法を工夫したりすることで、面接のドタキャンを防ぐことができます。
新卒者や第二新卒者の情報源はインターネット
まずは貴社の採用サイトや転職サイトをチェックしてみましょう。企業情報や募集要項は充実しているでしょうか？
近年の新卒者や第二新卒は、情報収集のほとんどをインターネットで行います。公益財団法人日本生産性本部が発表している「平成25年度新入社員の『働くことの意識』調査結果」でも、4年制大学卒業者の90％以上が「就活関連サイト、もしくは企業ホームページを見て情報収集を行っている」と回答しており、その重要性が伺えるでしょう。
つまり面接を受ける意志がある場合、新卒者や第二新卒は、対策のためにこうしたサイトには必ず目を通しているといえます。
しかし、サイトに知りたい情報が掲載されていなかったら、新卒者や第二新卒はどう感じるでしょうか。
「あまり特徴のない会社だな」「キャリアビジョンを描きづらいな」と思う人もいるかもしれません。場合によっては、積極的に情報公開を行っている同業他社に魅力を感じるきっかけにも繋がります。
採用サイトや転職サイトは、新卒者や第二新卒者に企業の魅力を伝える最初の入口です。「やりたい仕事ができる」「将来のキャリアビジョンが描ける」と感じてもらえるように、必要な情報を具体的にしきちんと提供してあげることが、ドタキャンを防ぐ方法のひとつとなります。
参考：公益財団法人日本生産性本部「 平成25年度「新入社員働くことの意識」調査」
情報を「より伝わりやすく」することも大切
魅力的な情報をたくさん配信しているにも関わらずドタキャンが多い場合は、サイトの公開方法や求人票の見やすさに問題があるのかもしれません。いくら情報公開していても、新卒者や第二新卒者に正しく伝わっていなかったり、公開先が分かりづらく、発信していることに気づかれない場合があります。
例えば他部署の人や第三者にサイトを見てもらい、以下を確認してもらうと良いでしょう。
- 情報が魅力的か
- 伝えたい情報が正しく伝わる文章構成になっているか
- 情報公開先がわかりやすいか
上記に問題がある場合、求人票の文章内容を変更したり、サイトのデザインを工夫したりして、見やすさや伝わりやすさを改善しましょう。
特に求人票の修正はできるだけ早く行うことをおすすめします。求人情報が詳細に書かれていない職種だと、求職者に「よく分からないな」という不安感を与えてしまいます。曖昧な表現をやめ、具体的な仕事内容・給与や福利厚生の表記を徹底するだけでも、求職者の不安を減らすことができるので、応募の質も上がるはずです。
また、求人情報を掲載するサイトは、特定のセグメントにリーチしやすいところを選びましょう。例えば、エンジニアを募集したいのであれば、地域限定に強い求人サイトよりも、エンジニアに特化したサイトの方が反響は大きくなりますし、ミスマッチも起きにくくなります。
2.エントリー後も段階的に情報提供する
エントリーしてくれたことに満足し、その後新しい情報提供を怠ってはいませんか。エントリーした新卒者や第二新卒者に対して、段階的かつ定期的に情報提供することも、面接をドタキャンされない方法のひとつです。
エントリー後の情報配信量が少ないと、新卒者や第二新卒者は「放置されているのでは」と感じてしまいます。また貴社に対する入社への思いがそれほど高くない場合、受けていることを忘れてしまったり、段階的に情報を配信してくれる他社の入社意欲が高まったりすることも。
エントリー後のスケジュールをキチンと共有し、段階的に情報提供することで、新卒者や第二新卒者との接点を絶やさないようにしましょう。
3.エントリーに至るハードルを上げる
入社意欲の高い人だけを集めたいなら、エントリーのハードルを上げるのもいいでしょう。
代表的な事例として、ドワンゴの受験料徴収が挙げられます。ドワンゴでは2016年新卒採用において、地方在住者を除いた新卒者に対して、エントリーの際に3,000円の受験料を徴収する取り組みを行っています。また他社でもプレエントリーの際に小論文の提出を求めるなど、簡単にエントリーできないようにしているところが見られます。
エントリーのハードルが上がれば、熱意の低い新卒者や第二新卒者からの応募は一気に少なくなります。結果、「高いハードルを越えてでも入りたい」と思う人が残るため、面接のドタキャンを減らせるというわけです。母数は減りますが、熱意や実力のある人だけに受けてほしい場合に効果的と言えるでしょう。
参考：ドワンゴ プレスリリースドワンゴ新卒入社試験における「受験料制度」について
自社での面接ドタキャン対策が難しいなら
面接のドタキャンを防ぐには、前述した方法を実践していく必要があります。ただ、手間がかかったり、導入が難しかったりして、すぐに実践に移すのが難しい企業もあるでしょう。そんなときには人材紹介サービスを利用するという手があります。
UZUZでは第二新卒・既卒を専門とした、オーダーメイド型の人材紹介サービスを提供しています。このサービスの特徴は、人材を求める企業様と本当にマッチする求職者を提供するため、以下のような取り組みを行っていることです。
人材を求める企業様への深いヒアリング
いくら優秀な人材を送り出しても、定着しなければ意味がありません。UZUZでは企業様を知ることがミスマッチを防ぐポイントと考えているため、まずは企業様に対して採用に至る背景や離職事例の共有など、求人・採用に関するさまざまなお話をお伺いしております。
求職者に対する徹底したカウンセリング
一方、求職者に対しては本人の思いや能力の本質を知るために、長時間におよぶカウンセリングを実施しています。カウンセリングの結果、ビジネスマインドが足りない場合はコーチングを行うなど、長期就業のためのフォローもここで行います。
人材紹介だけではなく、採用コンサルティングや人材育成のアドバイスも行っています
また採用コンテンツ制作や運用代行も行っていますので、「自社サイトがわかりにくいと言われたが、どこから手を付けていいかわからない」「自社サイトの集客がほとんどない」といったご相談にも応じることができます。
そして新人・若手への教育に関しても、ノウハウをいかしてアドバイスをしております。教育体制を整備することにより、短期離職者を減らすだけではなく、明確なキャリアを描きモチベーションを保ったまま仕事に取り組むことができます。こうした魅力付けをすることで、志望者の熱意を高めることができます。
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まとめ
面接をドタキャンする心理はさまざまですが、企業の対応次第で防げるものもあります。面接は求職者だけでなく面接官も、そして人事もなにかと労力と気を使うもの。ドタキャンされると準備にかかった時間が無駄になるだけでなく、原因を探ってあれこれと対策を考えることにもなるので、できるだけ未然に防ぎたいですよね。
企業の採用担当者様は今回ご紹介した3つの方法を参考に、ぜひ面接ドタキャン対策を行ってみてください。
