もくじ
どんな方法で伝えるのがいいのかな？
本記事では、内定辞退を手紙で伝える際の正しいマナーと、相手にきちんと誠意が伝わる文章の書き方を、実例とともに解説します。
この記事の監修者
岡本啓毅
YouTube「ひろさんチャンネル」運営 / 株式会社UZUZ 代表取締役
北海道出身。第二の就活を運営する「株式会社UZUZ」を立ち上げ、数多くの就職をサポート。“自らと若者がウズウズ働ける世の中をつくる”をミッションに、YouTubeでは「就職・転職で使えるノウハウ」を発信中。X、TikTokなどSNS等の累計フォロワー数は13万人を超える。
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手紙で内定辞退を伝える主な理由
内定辞退を伝える際、電話やメールでも用件は伝わりますが、手紙には「形として残せる」という大きな特徴があります。
企業は採用活動に多くの時間や労力を割いており、選考が進むほど、個別での調整や面談対応など手厚いサポートを受ける場合もあります。
そうした配慮に対し、辞退という結果であっても誠実に向き合う姿勢を示すために、手紙が有効です。
文字として残る手紙は、相手への配慮や感謝の気持ちをより落ち着いた形で届けることができ、企業側も「真摯に考えてくれたのだ」と受け取りやすくなります。
また、メールでは軽く見えることが心配な場合にも、手紙は丁寧な印象を確実に伝えられる点で安心できる手段といえるでしょう。
手紙で内定辞退を伝えた方が良いケース
手紙で内定辞退を伝えた方が良いケースは以下のようなシーンです。
- 採用担当者が個別に日程調整してくれた
- 面談を重ねながらあなたの志望に寄り添ってくれた
- 知人からの紹介
- 内定承諾後の辞退
このように、企業側が時間や手間をかけて丁寧に対応してくれた場面や、通常以上の配慮を受けた場合が中心となります。
採用活動は企業にとっても大きな投資であり、その過程で築かれた信頼関係を大切にする姿勢が重要です。
電話やメールで意思を伝えた上で、手紙を添えることで、相手への感謝やお詫びをより丁寧に伝えられます。
状況に応じて適切な方法を選び、社会人として信頼される対応を心がけましょう。
内定辞退の手紙に必須の基本マナー
この章では、内定辞退の手紙を送る際に押さえておきたい基本マナーを解説し、相手に不快感を与えず誠実に気持ちを届けるためのポイントをまとめていきます。
手紙を送るタイミング
内定辞退の意思が固まったら、手紙はできるだけ早く送ることが大切です。
企業は採用スケジュールに合わせて面接官や担当者の時間を確保しているため、辞退の連絡が遅れるほど迷惑をかけてしまいます。
基本は、まず電話やメールで「辞退の意思」を先に伝えるのがマナーです。
その上で、丁寧な対応への感謝とお詫びを形に残すために、手紙を併せて送るのが望ましい対応とされています。
手紙は届くまで数日かかる点を考慮し、連絡が遅れた印象にならないよう、辞退を決めたらすぐに準備することが重要です。
便箋・封筒の選び方
内定辞退の手紙には、ビジネスシーンにふさわしい落ち着いた便箋・封筒を選びましょう。
基本は、白無地の便箋と封筒を使用し、縦書きが一般的なマナーとされています。
柄物やカジュアルなデザインは、ビジネス文書には適さないため避けましょう。
手紙は企業の担当者が保管する可能性もあるため、読みやすさと清潔感を意識した便箋・封筒選びがポイントです。
丁寧に準備したことが伝わると、辞退の場面でも誠実な印象を残せます。
手紙を送る相手（宛名）
内定辞退の手紙は、原則としてこれまでやり取りをしてきた採用担当者宛に送るのが基本です。
担当者名が分かっている場合は、会社名・部署名・役職名・氏名を正式名称で記載し「様」を付けて宛名とします。
担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」や「人事部 御中」とするのが適切です。
なお、個人名が分かっている場合に「御中」とするのは誤りなので注意しましょう。
役員面接まで進み、特に個別で対応してもらっていた場合は、採用担当者名宛にすることで、より丁寧な印象を与えられます。
誰に向けて感謝とお詫びを伝える手紙なのかを意識し、相手に失礼のない宛名を心がけることが重要です。
郵送方法
内定辞退の手紙の郵送方法としては、通常の定形郵便で問題ありませんが、より確実に届けたい場合は簡易書留を利用するのも1つの方法です。
急ぐ必要がある場合は速達で送りましょう。
切手は汚れや折れのないものを貼り、便箋は三つ折りにして封筒に入れ、封筒の封はのり付けし、封をした印として「〆」マークを入れるとより丁寧な印象になります。
封筒の表に縦書きで企業名・部署名・担当者名を正式名称で記し、裏面の左下には自分の住所と氏名を記載します。
郵送期限
内定辞退の手紙を郵送する期限は「辞退を決意してからすぐ」、遅くとも「入社承諾書の提出期限」までが目安です。
法律上は入社2週間前まで辞退が可能ですが、企業は採用活動に多大なコストを投じており、連絡が遅れるほど、代替要員の確保が困難になり、多大な迷惑をかけてしまいます。
もし提出期限を過ぎてしまうと、入社準備が進みトラブルに発展する恐れもあるため、決断したら一日でも早く郵送しましょう。
以下の記事では、内定辞退の期限や内定辞退する際の注意点について詳しく解説していますので、参考に読んでください。
誠意が伝わる内定辞退の手紙の構成
この章では、初めてでも迷わず書けるように、内定辞退の手紙に入れるべき項目を1つずつ整理していきます。
1.時候の挨拶
手紙の冒頭は、頭語である「拝啓」から始め、その後に季節に応じた時候の挨拶を続けます。
時候の挨拶は、四季の変化を重んじる日本の手紙文化において、相手への敬意を示す大切なマナーです。
例えば、春なら「陽春の候」秋なら「秋涼の候」など、送付する月に合わせた言葉を選びます。
これにより、ビジネス文書としての品格が保たれ、唐突な印象を与えることなく、スムーズに本題へ進められます。
2.内定へのお礼
時候の挨拶に続き、まずは内定をいただいたことに対する感謝の気持ちを言葉にします。
数ある応募者の中から自分を選んでくれたこと、そして自分の能力や可能性を評価してくれたことに対し改めて丁寧にお礼を述べましょう。
いきなり辞退の話題を切り出すのではなく、一度感謝を挟むことで、企業側のこれまでの評価に対して敬意を払っている姿勢が伝わります。
手紙全体の印象がぐっと柔らかくなり、相手に対する誠実な配慮を感じさせる落ち着いた書き出しになります。
3.辞退の意思とその理由
感謝を伝えた後は、本題である内定辞退の意思を明確に伝えます。
ここでは「誠に勝手ながら、このたびの内定を辞退させていただきたく存じます」と、迷いのない言葉で、かつ謙虚に表現することが重要です。
辞退の理由については、詳細を細かく書く必要はありません。
他社への入社を決めた場合は「自身の適性を鑑み、検討を重ねました結果、別の企業との縁を感じるに至りました」といった、相手を否定しない前向きな表現に留めます。
あくまで「自分自身の判断である」という形にまとめるのが、相手を不快にさせないためのマナーです。
4.選考への感謝とお詫び
辞退を伝えた後は、選考に時間を割いてくれたことへの感謝と、期待を裏切ることへのお詫びを添えます。
「多忙な中、幾度も面接の機会を設けていただき、心より感謝申し上げます」と伝えることで、これまでのプロセスを大切に思っていることが伝わります。
同時に、内定後の準備を進めていた企業に対しては「多大なるご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます」と真摯に謝罪の意を伝えましょう。
辞退は企業にとって大きな損失ですが、こうしてお詫びの言葉を添えることで、誠実な人柄が伝わり、円満な形で関係を締めくくれます。
5.今後の発展を祈る言葉
手紙の締めくくりとして、企業のこれからの繁栄を願う言葉を添えます。
辞退という形で縁は途切れてしまいますが、最後をポジティブな言葉で結ぶことで、しこりを残さず、お互いに気持ちよく次のステップへ進めます。
「最後になりますが、貴社のますますのご発展と、社員の皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます」という一文は、ビジネス上の定型句で、最も丁寧な印象を与える表現です。
最後まで礼儀を尽くす姿勢を示すことで、社会人としての自覚と、企業に対する最低限の敬意を最後まで保ったまま、手紙を締めくくれます。
6.結語・日付・署名・宛名
本文の最後には、頭語の「拝啓」に対応する結語の「敬具」を右下に記載します。
その後、改行して「令和〇年〇月〇日」と投函する日付を書き、さらに一段下げた右側に自分の氏名をフルネームで署名します。
最後に、手紙の左側に宛名を記入します。会社名、部署名、役職名、そして担当者の名前を略さず正しく書きましょう。（例：〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様）
宛名が最も高い位置に来るように配置するのが、相手を敬う書き方の基本です。
これらの形式的な要素を正確に整えることで、単なる報告ではなく、誠意の込もった正式なビジネス文書として完成します。
辞退手紙で避けるべき表現と注意点
ここでは、特に避けたいNG表現を整理し、正しい伝え方のポイントを紹介します。
他社と比較する表現
内定辞退の手紙では、企業や待遇への不満、さらには他社との比較をするような表現は避けるべきです。
たとえ理由として事実であったとしても、それを直接書いてしまうと、相手企業に不快感を与えたり「わざわざ伝える必要のない情報」と受け取られてしまう可能性があります。
また、比較先の企業名を挙げる行為は、ビジネスマナーとして非常に失礼にあたります。
辞退の理由が待遇や条件であった場合でも「他の機会を選ぶことにしました」など、角の立たない表現に置き換えることが重要です。
相手企業が選考の時間を割いてくれた事実を尊重し、誠意ある姿勢を示すためにも、ネガティブな評価や比較表現は控えましょう。
曖昧で責任感のない表現
「なんとなく」「気が変わった」などの曖昧で責任感のない表現は、内定辞退の手紙において最も避けたい言い回しの1つです。
このような表現は、相手に不誠実な印象を与え、辞退の意思そのものが軽く受け取られてしまう可能性があります。
また、信頼性を損ないかねないため、将来的な関係にも影響する場合があります。
辞退の理由を詳しく記す必要はありませんが「慎重に検討した結果、別の道を選ぶことにいたしました」など、相手に敬意を払いつつも簡潔に伝える姿勢が大切です。
誠意をもって理由を述べることで、企業側にも納得感を持って受け止めてもらえる可能性が高まり、円満な辞退につながります。
感情的・断定的な否定表現
内定辞退の手紙では、強い否定を含む表現や、感情的・断定的な言い回しは避けるべきです。
例えば「御社では働けない」「魅力を感じなかった」などといった直接的な言葉は、企業への敬意を欠く表現として受け取られかねません。
また、過度に断定的な言い回しは、相手企業への批判や拒絶のように響き、誠意が伝わらなくなってしまいます。
辞退は基本的に相手の期待に応えられない行為のため、文章には可能な限り配慮を込めることが大切です。
「大変恐縮ではございますが」「ご期待に沿えず申し訳ございません」など、柔らかく丁寧な表現を心がければ、相手の立場を尊重した姿勢を示すことができます。
誠実さを保ちつつ、落ち着いた言葉で辞退の意思を伝えましょう。
監修者コメント
手紙では“書かないこと”も大切なマナーになる
内定辞退の手紙は、何を書くかだけでなく「何を書かないか」も非常に重要です。
手紙は、後に文面が残る性質を持つため、慎重な言葉選びが求められます。
特に、待遇の不満や感情的な表現、他社との比較は記録として残ることで誤解を生むリスクがあります。
誠意を示す文書ほど、中身が必要以上に踏み込みすぎてしまうケースもありますが、辞退に関する情報は最小限で十分です。
手紙の目的は「採用への感謝を伝え、辞退の意思を明確かつ丁寧に示すこと」に尽きます。
それ以上の情報提供はかえってマイナスになる場合もあります。
書きすぎず、しかし温度は損なわない。
そのバランスを整えることが、手紙で辞退を伝える際の最大のポイントです。
岡本啓毅
ケース別｜内定辞退の手紙例文
ケース別に分かりやすい例文を作成したので、参考にしてください。
基本的な内定辞退の例文
| 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。選考の結果、身に余る評価をいただき心より感謝申し上げます。 内定をいただきながら誠に恐縮ではございますが、この度、検討を重ねました結果、内定を辞退させていただきたく存じます。 自身の適性や将来のキャリアを慎重に検討いたしました結果、別の企業との縁を感じ、そちらへの入社を決意いたしました。 多忙な中、選考に貴重なお時間を割いていただいた皆様には、多大なご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展と、社員の皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。 敬具 令和〇年〇月〇日〇〇 〇〇（署名） 株式会社〇〇人事部 〇〇様（宛名） |
この例文は、過不足なく誠意を伝えられる最も標準的な形式です。
特定の理由を詳しく述べる必要がない場合に適しており、どのような企業に対しても失礼のない、非常に汎用性の高い内容になっています。
迷った際はこの構成をベースに、自分自身の言葉を少し添えるだけで、誠実な印象を持たれる文章が完成します。
既卒・第二新卒向けの例文
| 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。 このたびは、未熟な私に対し温かいご対応の上、内定を頂戴し、心より感謝申し上げます。 慎重に検討を重ねました結果、この度の内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。 就職活動を通じ、自身のキャリア形成について改めて深く再考いたしました結果、別の企業との縁を優先させていただく決断に至りました。 このような形で内定を辞退することとなり、ご迷惑をおかけいたしますこと深くお詫び申し上げます。 これまでいただいたご厚情に重ねてお礼申し上げますとともに、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具 令和〇年〇月〇日〇〇 〇〇（署名） 株式会社〇〇人事部 〇〇様（宛名） |
若手層の採用では、ポテンシャルや志向性が重視されるため、改めて自分のキャリアプランを見つめ直した結果であることを伝えると納得感が高まります。
他社を選んだ理由を「自身のキャリア形成」という前向きな言葉で表現することで、企業の評価に感謝しつつも、自分の意志で決断したという潔い印象を残せます。
中途採用で手厚い選考を受けた場合の例文
| 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度は、採用内定のご通知をいただき、心より感謝申し上げます。 選考の過程では、ご多忙中にもかかわらず現場スタッフの方々との面談や業務詳細の説明など、多大なるご配慮をいただき、貴社の魅力や業務への理解を深めることができました。 しかしながら、自身の将来設計や適性を熟考いたしました結果、誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく存じます。 手厚い選考をいただいた皆様の期待に沿えず、多大なるご迷惑をおかけすることを深くお詫び申し上げます。 貴社のご厚情に深く感謝申し上げるとともに、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具 令和〇年〇月〇日〇〇 〇〇（署名） 株式会社〇〇人事部 〇〇様（宛名） |
現場見学や社員面談など、特別な機会を設けてもらった企業に対しては、その具体的な配慮に触れることが重要です。
「自分のために時間を割いてくれた」という事実を文面に盛り込むことで、相手の尽力を理解した上での誠実なお詫びであることが伝わります。
すでに入社手続きが進んでいる場合の例文
| 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。 先日は採用内定をいただき、また入社に向けたお手続きを賜り、誠にありがとうございました。 入社に向けて準備を進めていただいている中、誠に心苦しい限りではございますが、一身上の都合により内定を辞退させていただきたくお願い申し上げます。 一度は入社をお約束しながら、多大なるご迷惑をおかけしますことを深く反省し、心よりお詫び申し上げます。 身勝手なお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 これまでのご配慮とご指導に心から感謝申し上げますとともに、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具 令和〇年〇月〇日〇〇 〇〇（署名） 株式会社〇〇人事部 〇〇様（宛名） |
承諾後の辞退は企業に大きな負担をかけるため、通常よりも深い謝罪の意を示す構成にします。
入社準備を進めてくれたことへの感謝と、身勝手な決断であるという反省の姿勢を強調しましょう。
監修者コメント
内定辞退はキャリア形成の重要な選択
内定辞退という行為は、ネガティブなものとして語られがちですが、キャリア形成の観点から見ると「自分に合う道を選ぶ」前向きな行動です。
特に20代では、職歴や経験が少ないぶん、自身に合った環境や働き方を見極める力がまだ足りないことも多いため、内定をもらってから見えてくる違和感も珍しくありません。
大切なのは、その判断に責任を持ち、相手への敬意を欠かさない形で辞退を伝えることです。
手紙という丁寧な手段は、誠実な姿勢を示す上でも非常に有効です。
選考を通じて感じた貴重な学びは必ず次の選択に活きますので、辞退を恐れすぎる必要はありません。
適切な対応と整理された判断こそが、次のキャリアを良い形でスタートさせる土台となります。
岡本啓毅
以下の動画では内定辞退の方法やメールでの内定辞退の例文も紹介していますので、参考にしてください。
まとめ
内定辞退を手紙で伝えることは、選考に時間と労力を割いてくれた企業に対して誠意を示す、非常に丁寧な対応です。
正しい形式や言葉選びを意識すると、辞退という結果であっても相手への敬意や感謝の姿勢を届けられます。
今回ご紹介したマナーや文例は、初めて手紙を書く方でも迷わず実践できる基本が中心です。
便箋や宛名の書き方といった形式的な部分だけでなく、言葉遣いの細部まで配慮すれば、円満な辞退につながります。
内定辞退は決して後ろ向きな行為ではなく、あなたのキャリアを前向きに選択する大切なプロセスです。
相手に失礼のないかたちで気持ちを伝え、次のステップへ安心して進んでいきましょう。
とはいえ、内定辞退の判断や伝え方に不安を抱える方は少なくありません。
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