もくじ
事務職には一般事務や営業事務、経理事務などさまざまな種類がありますが、基本的にどんな会社にも必要不可欠な職種です。
派遣社員の求人などを見ているとその数の多さゆえに一見転職しやすい職種のように思いますが、実はそんなことはありません。
事務職を「正社員で」目指そうとすると、その難易度はぐっと高くなります。
とはいえ、事務職で正社員として就職することは不可能なことではなく、ポイントを押さえることで狭き門をくぐり抜けることが可能です。
そこで今回は、未経験から事務職の正社員を目指したいという人に向けて、未経験からでも正社員として就職できるコツや、実際に未経験から事務職へと転職を果たした人の体験談などをご紹介します！
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未経験から正社員事務職への転職は難しい？
求職サイトなどを見ていると事務職の求人はよく見かけますが、未経験から正社員への転職が難しい理由としては大きく次の2つが考えられます。
- 採用倍率が高い
- 派遣やアウトソーシングがしやすい
ここでいう採用倍率とは、派遣などのアウトソーシングではなく「正社員」での採用倍率を指します。
つまり、派遣やアウトソーシングがしやすい業務のため、正社員の採用倍率が高くなっている現状があるのです。
事務職は採用倍率が高い
厚生労働省が2022年7月1日に公表した一般職業紹介状況(令和4年5月分)によると、正社員の職業全体の有効求人倍率（求職者1人に対する求人の数）は1.11倍。
これに対し、一般事務や会計事務などを含む事務職全般（事務的職業）の有効求人倍率は0.36倍となっています。
他の職業の有効求人倍率はというと、販売系の職業で1.64倍、専門・技術系の職業で1.71倍、サービス系の職業で2.32倍など。
同統計で分類されている全ての職業分類の中で事務職の有効求人倍率が最も低くなっているのです。
事務職の人気が高い理由としては主に次のような理由が考えられます。
- 土日祝などカレンダーどおりに休める会社が多い
- 突発的な残業が発生しにくい
- 体力的負担が少ない
- ノルマなど精神的なプレッシャーが少ない
これはつまりワークライフバランスがとりやすく、長く続けられやすい仕事であるということ。
そのため、事務職は結婚や子育てなどライフステージの変化に影響を受けやすい女性からは特に人気が高いのです。
また、事務職の多くが専門的なスキルを必要とせず、業種を問わず働きやすいという点も人気の理由として挙げられます。
とはいえ、ExcelやWordなどの基本的なPCスキルや電話応対、ビジネスマナーなど事務職に必要な最低限のスキルは必須。
「事務職で正社員として働きたい！」という人は非常に多いわけですから、採用側が未経験者ではなく事務職に適したスキルのある経験者を採用することは当然といえるでしょう。
派遣やアウトソーシングがしやすい
未経験から正社員事務職への転職が難しいもう一つの理由に、事務職の業務内容が派遣やアウトソーシングしやすいという点が挙げられます。
先ほど、「事務職の多くは専門的なスキルを必要としない」とお伝えしましたが、事務職ではデータ入力や資料作成など一定のスキルを身に付けていれば異なる職場でも働けることが少なくありません。
これはつまり、単純作業であったりルーティン化されている業務が多いことを意味し、企業側からするとわざわざ正社員として採用する必要がないとも考えられるのです。
なお、事務職はAIに代替することで「将来なくなる仕事」にも挙げられており、その点については以下の記事内で詳しく解説しています。
未経験から事務職に転職できる人の特徴
ここまでご紹介してきたとおり、未経験から事務職の正社員として働くのは決して容易なことではありません。
しかし、100％無理かというとそんなことはなく、企業が求める条件を満たしていて、なおかつ「未経験だけどうちで働いて欲しい」と思わせる人ならば可能性は十分にあります。
ここからは、実際に未経験から事務職に転職した人たちの特徴の中から、特によくみられる特徴をピックアップしてご紹介します。
決められた作業を正確にこなせる
事務職にはさまざまな種類があり、さらに「来客応対が多め」「資料作成が多め」など職場によって行う業務の割合などもさまざまです。
しかし、多くの場合事務職では共通して次のような業務がメインとなります。
- データ入力・処理
- 資料・文書作成
- 書類の整理・管理
これらの業務に求められるのは「正確さ」であり、基本的に「自己流」や「オリジナリティ」が求められることはありません。
そのため、上司の指示やマニュアルに沿って決められた作業を、決められた時間内に正確にこなせるタイプの人は事務職に向いているといえるでしょう。
幅広い業務に対応できる
事務職ではルーティン化された業務が多い一方、データ入力に電話応対、資料のファイリングに郵便物の発送といったように、いくつもの業務を任されることが少なくありません。
特に一般事務の場合は「経理事務」や「人事事務」などのように特定の部署の業務を担当するのではなく、幅広い業務への対応が求められます。
逆をいうと、一般事務では幅広い業務に対応できる分、専門的なスキルが求められないことも多く、未経験でも採用されやすいという特徴もあるのです。
デスクワークやルーティンワークだけにこだわらず、たとえば外出や接客が伴う業務やイレギュラーに発生する業務にも柔軟に対応できる人は未経験でも採用されやすいといえます。
気遣いが上手
事務職の中でも未経験可の求人の場合は他の社員のサポート的な業務を任されることがほとんど。
そのため、他の社員からの指示を快く受けられることはもちろん、小さなミスや問題点に気付いて自ら動ける人は歓迎されます。
正社員、アルバイト問わず、これまでサービスや販売での業務経験がある人は、面接時に接客業で培ったスキルをアピールしたり、自分のアイデアを実践したエピソードを伝えられると効果的です。
ただし、あらかじめ心得ておきたいのは、会社の中での事務職の立ち位置です。
事務職はあくまでも裏方的な立場ですので、「前に出る」ということはなく、営業職のように個人が評価される場面もほとんどありません。
求められているのは「サポート」であり「成果」ではないことを理解しましょう。
いると社内の雰囲気が良くなる
事務職では基本的にデスクワークが中心。
朝出社して夕方退社するまでオフィス内で過ごすようなケースがほとんどです。
しかし、一時的に入力業務が続く時期や時間があっても、年間を通してひたすらパソコンに向かって作業をすることは少なく、社内の人とのやりとりは意外と多いもの。
接客業のようにその時々で相手が変わるのではなく、同じ人たちと一日中何度もやりとりをすることになります。
そこで重要になってくるのが「雰囲気」。
事務職を長く続けるポイントは雰囲気の良い職場で働くことといっても過言ではありません。
どれだけ経験豊富で仕事ができる人でも、社内の雰囲気を悪くする人は敬遠されます。
反対に、未経験でもその人がいるだけでその場の雰囲気が明るくなるような人の方が求められるのです。
事務職に求められる3つのスキル
「特別なスキルもないので事務職を希望した」「接客は向いていないので事務職を希望した」という理由から事務職を希望する人は少なくありません。
たしかに事務職は特定の資格を持っていないとできない仕事ではありませんが、だからといって「未経験だから何もできない」というのはNG。
入社後少しでも早く仕事に慣れることができるように、たとえ実務経験がなくても次のような基礎的な知識や最低限のスキルは身に付けておきましょう。
コミュニケーションスキル
社内での業務がメインにはなるものの、事務職では社内・社外を問わずさまざまな人と電話やメールでのやりとりや来客応対が発生するため、コミュニケーションスキルは必須です。
コミュニケーションスキルと聞くと「自分から積極的に話しかける」「話が上手」などのイメージを持つ人も多いかもしれませんが、ここでいうコミュニケーションスキルとは次のようなことを指します。
話の一部分だけを聞いて自己判断するのではなく、話をよく聞いて全体像を掴む。わからないことは質問する、など
相手が理解できるようにわかりやすく伝えられる
感情的、一方的に自分の考えを話すのではなく、相手の反応を見ながら論理的に話す、など
信頼関係が築ける
嘘をつかない。相手の立場に立って考える。相手を不快にさせるような態度をとらない、など
これらは「業務をスムーズに回したい」という気持ちがあれば自然とできること。
自分一人だけで仕事をしているのではないという意識を持ち、常に誠実な対応を心掛けましょう。
PCスキル
メールのやりとりやデータ入力、資料作成など、事務職をする上でPCスキルは必須です。
職場によって頻繁に使用するソフトやフォーマットは異なるため、どのレベルのPCスキルが求められるかは実際に働いてみないとわかりません。
しかし、未経験であっても「全くパソコンが使えない」というのはNG。
以下のレベルのPCスキルは最低限身に付けておきたいところです。
- タイピング （ブラインドタッチで1分間に100文字前後入力できるレベル）
- Word・Googleドキュメント （挨拶状や表が入った書類が作成できるレベル）
- Excel・Googleスプレッドシート （表作成・簡単な関数が使えるレベル）
- メールソフト （「CC」や「BCC」の使い分け、ファイル添付ができるレベル）
- その他 （ファイルの保存やフォルダの整理、設定などパソコンの基本的な操作）
なお、これらのスキルはテキストやネット上のサイト、動画などを参考に独学で身に付けることも可能です。
「独学できちんとマスターする自信がない」「疑問をすぐに解消したい」という人はパソコンスクールに通う方法も良いでしょう。
経理や法務に関する知識
「総務事務」「経理事務」などの名前がついていなくても、一般事務として総務や経理、人事などの関連業務を行うこともあります。
たとえば部署内で発生した経費を精算する際などに経理系の知識を活かせたり、コンプライアンスに関する知識があることでトラブルを未然に防げます。
事務職への転職におすすめの資格についてはこの後詳しくお伝えしますが、経理系であれば「日商簿記検定」は実務に活かしやすくおすすめです。
特に2級は経営管理に必要な財務諸表の数字を読める力がつくため、経理事務を目指す場合は取得しておきたいところです。
また、近年は企業におけるコンプライアンスの徹底が強く求められている関係から、ビジネスに必要な法律が学べる「ビジネス実務法務検定試験」や「ビジネスコンプライアンス検定」なども注目されています。
事務職への転職を有利にする資格
もしあなたが採用担当者の場合、事務職に活かせる資格を持っている未経験者と資格のない未経験者がいたのであれば、おそらく前者を採用したいと考えるでしょう。
実務経験がない場合でも、資格を持っていることによって企業側に「頑張ってくれそう」「就活に前向きな人」という印象を与えることができます。
事務職の業務内容は幅広く、事務職の種類もさまざまなため事務職に活かすことができる資格も豊富です。
ここでは、その中でもさまざまな種類の事務職に活かすことのできるおすすめの資格をご紹介します。
ビジネス実務マナー検定
ビジネス実務マナー検定は公益財団法人実務技能検定協会が実施する、ビジネスをする上で求められる基本的な行動やマナー、話し方などが問われる検定です。
ランクは1級、2級、3級の3段階で、全て筆記試験。
「必要とされる資質」「企業実務」「対人関係」「電話実務」「技能」の領域から成り、たとえば身だしなみや基礎的な敬語の使い方などは、事務職全般において役立ちます。
この後ご紹介する秘書検定は「上司を支える」という視点からの一般常識やマナーなどが問われるものですが、ビジネス実務マナー検定は「ビジネスパーソン」という視点によるもの。
そのため、資格取得を通じて仕事をする上での一個人としての技能や、同僚や上司、取引先に対してのコミュニケーション能力などを身に付けることができます。
秘書検定
秘書検定は先にご紹介したビジネス実務マナー検定と同じ公益財団法人実務技能検定協会が実施する、社会人として働く上での基本的な常識について問われる検定です。
ランクは1級、準1級、2級、3級の4段階で、2級と3級は筆記試験のみ。
1級と準1級は筆記試験に加えて面接も実施されます。
3級では職場において常識とされる基本的な知識や「感じの良さ」について、2級ではさらに「効率の良さ」も問われます。
さらに準1級では事象に対しての判断力や対応力など、1級は秘書の中でも上級の能力が求められます。
秘書検定では資格取得を通じて社会人としての一般常識に加え、社内での雰囲気の良さや上司を支える上で必要な能力も身に付けることができます。
未経験から事務職を目指す場合にはぴったりの資格といえるでしょう。
マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト（MOS）
マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト（MOS）は、マイクロソフト社が自社製品であるMicrosoft Office製品（Word・Excel・PowerPoint）などの操作スキルを証明する国際的な資格です。
試験はPCを使った実技試験のみ。
ソフトやバージョンごとに試験が分かれており、WordとExcelについては一般レベルの「スペシャリスト」と上級レベルの「エキスパートレベル」があります。
Microsoft Officeは多くの企業で利用されているため、未経験から事務職を目指す場合には実務経験がなくてもパソコンスキルがあるという証明になります。
資格取得のための勉強では「試験が終わったら忘れてしまった」ということも少なくありませんが、MOSの場合は資格取得のための勉強がそのまま自分のパソコンスキルとして身に付きます。
【難しいのに？】未経験事務職に正社員採用されたHさんの就活方法
未経験職種への転職では志望する職種についてまだわからない部分も多く、期待する反面不安も大きいもの。
そのため、「本当に就職できるの？」「実際どうなの？」など、リアルな話を聞きたいという人も多いのではないでしょうか。
そこで、ここからは実際に未経験から正社員として事務職の内定を見事に勝ち取ったＨさん（22歳・女性）という方へのインタビューをご紹介します。
未経験職種の就活における空気感や、内定獲得のためのヒントがたくさん詰まっていますので、ぜひ参考にしてみてくださいね！
未経験事務職の就活で苦労したところ
いやぁ……そりゃぁもうかなり大変でしたね（笑）。
なんせ私は学生時代に就職活動で面接を受けた経験が全くなかったので……。
そうなんです、お恥ずかしながら……。
なので、もうとにかく面接が鬼門すぎて、まず何から話せばいいかもわからない状態だったんですよ。
でも、UZUZのキャリアカウンセラーさんから、
- 自己紹介
- 志望動機
- 就活の軸
- 自己PR
などを中心に、上手に話すポイントを細かく丁寧に教えてもらいながら、面接対策をしていったんです。
自分の中では万全の準備で面接に臨んだつもりだったんですけど……ダメでしたね（笑）。
いえいえ、対策はしっかりしていたんですが、私が極度に緊張してしまって、自分の言いたいことを100％伝えきることができなかったんです。
「いつもの調子で自分をアピールするのってめっっちゃ難しいんだ……」って衝撃を受けました。
そうなんです。
想定外の質問が来た時にも、機転がきかなくてあたふたしちゃって。
「本当の自分はこんなんじゃないのに！」ってめちゃくちゃ悔しかったですね。
そうですね、面接前は「この会社に入社したい！」ってやる気満々で面接に行ったものの、実際に面接の後なんかにオフィスの様子を見てみたら「あれ？なんか違う……？」って思ったこともありまして。
はい、ほんとに「第六感」みたいな感じですけど、その会社の雰囲気と自分がピッタリ合いそうかどうかも大事だなって思いました。
面接は“普段よりも大きい声”で乗り越えた
「とにかく大きな声で堂々と喋る！」ですね（笑）。
やっぱりどれだけ事前に練習してても面接って緊張するので、自然と声が小さくなっちゃうんですよね。
そうなると面接官の方にも自信なさげに見えると思うんで、「普段話す声の3倍大きな声を出さないと相手は聞き取れないんだ！」って自分に言い聞かせました。
あとは、例えば「最近のニュースで気になったものは何ですか？」みたいな、予想外の質問が来ても、変に取り繕ったりしないようにしましたね。
そうなんです、結局本心でないことを話したとしても、そこを突っ込まれてしまったら自分らしさもアピールできなくて、満足のいく面接ができないと思ったんです。
なので、「見栄を張らないで素の自分を出さないと、自分がその会社に合うかどうか判断できない！」って自分に言い聞かせながら面接を受けていました。
未経験事務職の正社員採用、失敗したから気づけたこと
全然順調ではなかったですよ！
実際に2社目では「見栄を張った回答をしていた」ことが理由で面接で落とされてしまいましたし……。
やっぱり、面接官の方は面接に慣れているので、本音じゃないことをいうと「この人本音で話してないな」「正直じゃないな」ってバレちゃうんですよね。
なので、その失敗を踏まえて、3社目に受けた会社では全て正直に話したんです。
はい、すると面接官の方も私の話を聞いて頷いてくれたりしていて、「共感してくれてる！」って手ごたえを感じたんです。
はい、そうなんです！！
内定をいただけたことで、やっぱり面接では素直に話すことが大切なんだなって改めて思いました！
求人が多くないからこそ、1社1社の選考を大切に
はい、やっぱり「未経験・事務職・正社員」っていう条件がそろう求人って本っっっ当に少なくて……内定がもらえるとか以前に、求人があることがまずラッキーって感じで。
なので、とにかく1社1社の選考を大事に面接して、あとは次の２つのことを必ずやっていましたね。
まず1つは、面接が終わったらすぐにその日の面接を振り返ってみて、
- 良い感じに受け答えができたり、面接官の反応が良かった部分
- 思うような受け答えができなかったり、面接官の反応がイマイチだった部分
- 今回の面接の反省点
この３つをメモ帳や手帳に書き出すこと。
そして次に、次回の面接でどんなことに気を付けるべきかじっくり考える、ということをしていました。
はい、この「振り返り」をしたからこそ、結果がダメだった時にも落とされた原因に気付いて、その部分を改善できたんだと思います。
なので、今就活をしている人やこれから就活をしようとしている人は、多少面倒に感じてもぜひこの2ステップをやってみてほしいです！
未経験事務職での採用、正社員として入社した決め手は？
そうですね、未経験なのにこんなことを言ったらワガママだととられてしまうかとは思うんですが、実は私も「事務職がいい」とは言っても、「事務職ならなんでもいい」っていうわけでもなかったんです。
なので、先ほどもお話しましたが、面接の際に実際に職場見学をしてみて「あれ？なんか違う？」と感じたことも正直ありました。
でも、今回内定をいただいた会社に入社することにしたのは、
- 面接で自分が正直に話したことに対して、面接官が共感してくれたこと
- 職場見学をした時に、自分の描いていた就業イメージとピッタリ合っていたこと
この2つがあったからですね。
言葉で説明するのは難しいですけど、対人であっても対モノであっても、やっぱりなんでも合う合わないはあると思うんです。
もちろん相手に歩み寄ることも時には大切だと思いますが、面接や職場見学をしてみて違和感を感じるようであれば、入社は控えた方がいいかもしれませんね。
こちらこそありがとうございました！
この記事のまとめ
Ｈさんのお話にもあったように、正社員の事務職はかなりの人気職種であり、未経験の場合その難易度はかなり高くなります。
しかし、実務経験がなくても次のポイントをおさえながら就活をすることで、内定への成功率をぐっと高めることが可能です。
- 事務職に必要な資質を理解する（正確さ・柔軟さ・気遣い・雰囲気の良さ）
- 事務職に必要なスキルを身に付ける（コミュニケーションスキル・PCスキル・経理や法務関係の知識）
- 実務に活かせる資格を取得する
- きちんと面接対策をする
- 面接の後には「振り返り」をする
そして、これらのポイントに加えていただきたいポイントがあと一つ。
それは「一人で頑張りすぎない」ということ。
未経験職種への就活、特に事務職のような難易度の高い就活では、つい「人一倍努力しなければ！」と一人であれこれ頑張りすぎてしまいがちです。
事務職は前提として難易度が高い上、業界や事務職の種類もさまざま。
やるべき対策も企業によって異なるため、一人で全てをこなすことには限界があります。
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