【総務未経験者必見！】第二新卒・既卒のあなたは知ってる？事務系職種の仕事内容～総務部門編～

本日より新シリーズの連載を始めていきたいと思います。就職活動を始めて間もない方は色々と悩み事があるかと思いますが、その1つに「職種が分からない」という悩みがあると思います。求人票には色々と書かれているが、実際どんな仕事をするのか？なかなかイメージできないですよね。本シリーズでは、そんな世の中にある職種をご紹介していきたいと思います。

まず、第1弾として『事務系職種』について解説します。事務職。巷ではそんな名で呼ばれている職種がありますが、事務職って何なんでしょう？書類の作成や電話対応をしているだけなのか？そんなことはありません。様々な業務があり、バックオフィスと呼ばれる管理部門で多種多様な業務を行っております。

では、その管理部門が何をしているか？就職活動を始めたばかりの方はなかなか分からないと思います。そもそも管理部門が何かわからない方もいると思います。実際に社会人で営業をされている方からすると暇そうだな～楽そうだな～と思われることも多い管理部門ですが、そんなことありません。管理部門の実態をUZUZ管理部門代表の私が丸裸にします。

第二新卒・既卒必見！管理部の役割

経営4大資源と呼ばれているヒト、モノ、金、情報を扱っているのが管理部門で、直接的に利益を生みだすことはないため、『間接部門』と呼ばれることもあります。管理部門は、会社のオペレーションを効率的かつ効果的に進めていくために様々な業務を行っております。代表的な業務分類として以下のものが挙げられます。

• 総務
• 人事
• 経理
• 財務
• 法務
• 広報
• 企画系

呼び方は会社によって様々ですが、大きく分類すると上記の部門に分けられるのではないでしょうか。

管理部門の成り立ち

管理部門は会社の規模がある程度大きくならなければ発足すらされません。会社の業態によってまちまちではありますが、会社に5人いれば1人は管理部門の方であることが多いので、5人規模の会社で初めて管理部門は発足されるのです。最初は会社のすべての事務を担う総務部が立ち上がります。

その後、規模が10人、20人……と増えていくと経理部や人事部が産声をあげるのです。この管理部門の母である総務はどのような業務を行っているのか？イメージしにくいかもしれませんが、一言でいうと雑用を淡々かつ正確にこなしています。

総務部の業務内容

総務部は営業や広報等の会社の前面で動いている部門とは真逆の裏方部門です。ドラマ「ショムニ」をご存じの方はイメージしやすいですが、会社の備品の管理や書類の作成・管理を行っております。

また、会社の行事があれば裏方でひたすら雑用や事務作業しております。例えば、上場企業の株主総会（企業が四半期や年間の業績を出資者である株主様にご報告する会合）などが典型的な例です。会場の手配、椅子の設置から資料手配と言ったように聞いただけでわかるこの雑用感。しかし、ミスは絶対に許されません。

正確かつスピーディに対応できなければその役割を担うことはできません。銀行の窓口の女性のテキパキ感を見たらわかるかと思いますが、単純な作業をスピード良く正確にこなすことが求められるのです。「何だか事務って楽そうだな～」と考えて就職活動をしている方！新卒まではそれでも採用されるかもしれませんが、それは新卒までです。少し厳しい言い方になってしまいますが、既卒・第二新卒市場（未経験）の場合、そんな考えではなかなか正社員で採用されることはありません。

事務職はIT化で業務量が減っております。それに加えて、事務業務の大半の作業はアルバイトや派遣の方に任せることができるため、事務能力の高い方以外はなかなか無期限の正社員（有期正社員＝契約社員を除く）として採用されないのです。その為、求人倍率は年々減っているのです。つまり、事務業務をこなす能力がかなり高くなければなかなか内定を取ることができないのです。恐るべし総務部門。